Kontoverwaltung in Sophia®

Happy Feature Friday!

In dieser Ausgabe geht es um die Kontoverwaltung in Sophia®. Das Ändern von Daten und das Einladen neuer Benutzer wurde bisher immer über unseren Kundenservice abgewickelt. Dank eines neuen Updates ist dies nun nicht mehr nötig. Ab sofort können Sie Ihr Kundenkonto selbst verwalten.

Haftungsausschluss: In diesem Blog sehen Sie das Recht 'Rechnungen ansehen'. Dieses Recht muss jedoch noch einigen Tests unterzogen werden. Daher ist es - bis auf Weiteres - noch nicht in Sophia® sichtbar.

Wie sind die Kundenkonten in Sophia® aufgebaut?

Bevor wir uns näher mit den Funktionen der Kontenverwaltung befassen, erläutern wir kurz, wie die Konten in Sophia® aufgebaut sind.

Grundsätzlich gibt es immer einen Firmennamen. Dieser wird automatisch erstellt, sobald sich der erste Benutzer eines Unternehmens für Sophia® registriert. Dieser Benutzer wird dann Administrator der Firma.

An diese Firma können ein oder mehrere Benutzer mit eigenen Konten verknüpft werden. Bisher konnten Administratoren neue Konten über unseren Kundenservice verknüpfen lassen. Dank der neuen Kontoverwaltung kann er oder sie dies selbst durchführen und Nutzern des Unternehmens bestimmte Rechte zuweisen.

Funktionen in der Kontoverwaltung

Wir unterteilen die Kontenverwaltung in drei Hauptfunktionen:

1. Konten zufügen und/oder entfernen
2. Rechte pro Benutzer zuweisen
3. Angaben in Ihrem Profil ändern

1. Konten zufügen und/oder entfernen

Die erste Funktion betrifft die Möglichkeit, selbst Konten hinzuzufügen und/oder zu löschen. Administratoren können zum Beispiel neuen Kollegen Zugang zu Sophia® geben oder Kollegen, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind, den Zugang sperren.

Möchten Sie diese Funktion nutzen? Melden Sie sich in Sophia® an, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf „Benutzer und Rechte“. Sie sehen den folgenden Bildschirm:

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle mit Ihrem Unternehmen verknüpften Benutzer.

Möchten Sie einen Benutzer löschen? Klicken Sie dann auf das Mülleimersymbol, das hinter dem betreffenden Benutzer angezeigt wird. Sie erhalten eine Meldung, die Löschung zu bestätigen. Nach Genehmigung bleibt der Benutzer in der Übersicht sichtbar, aber seine Daten werden ausgeblendet. Das Konto des Benutzers ist jetzt deaktiviert.

Möchten Sie einen Benutzer hinzufügen? Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Benutzer einladen +“. Folgender Bildschirm erscheint:

Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. Sie können diesem Profil auch Rechte zuweisen (darüber werden Sie gleich mehr lesen). Klicken Sie dann auf „Senden“.

Der Eingeladene wird per E-Mail einen Bestätigungslink erhalten. Wird dieser Link angeklickt? Dann öffnet sich ein Fenster, in dem der neue Benutzer die Anrede, Telefonnummer und ein Passwort eingeben muss. Anschließend klickt der neue Benutzer auf „Konto erstellen“ und das neue Konto ist eingerichtet.

2. Rechte pro Benutzer zuweisen

Die zweite Funktion ist die Vergabe von Rechten in Ihrer Firma. Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle Nutzer Bestellungen bei einem Unternehmen aufgeben oder Rechnungen einsehen müssen. Deshalb können Sie als Administrator für andere Benutzer festlegen, ob sie:

•    Berechtigungen ändern,
•    Bestellungen aufgeben und/oder
•    Rechnungen einsehen dürfen.

Sie entscheiden für alle drei Berechtigungen getrennt, ob ein Kontoinhaber dieses Recht in Anspruch nehmen darf. Ein Konto kann also ein, zwei oder drei Berechtigungen erhalten.

Möchten Sie als Administrator eine Berechtigung ändern? Melden Sie sich in Sophia® an, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf „Benutzer und Berechtigungen“. Sie sehen den folgenden Bildschirm:

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle mit Ihrem Unternehmen verknüpften Benutzer. Sie können Berechtigungen pro Benutzer vergeben. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Berechtigung, um sie ein- (Schieberegler rechts) oder auszuschalten (Schieberegler links). Die Benutzer werden nicht über geänderte Berechtigungen informiert.

 Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie müssen also nicht erneut bestätigen.

3. Angaben in Ihrem Profil ändern

Die dritte und letzte Funktion innerhalb der Kontoverwaltung ermöglicht Ihnen, Ihre Kundendaten selbst zu bearbeiten. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Ihre Firma umgezogen ist oder sich die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse geändert hat.

Möchten Sie dies vornehmen? Melden Sie sich in Sophia® an, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf „Kontoeinstellungen“. Sie sehen den folgenden Bildschirm:

Auf dieser Seite sind zwei Bereiche:

1. Benutzerprofil

2. Unternehmen

Sie können beide Bereiche ändern. Sie müssen aber beide Bereiche getrennt speichern. Deshalb enthält jeder Bereich eine eigene Schaltfläche „Änderungen speichern >“.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Wir machen diesen Feature Friday, damit Sie noch einfacher und effizienter mit Sophia® arbeiten können. Vielen Dank für Ihre Zeit und bis zum nächsten Feature Friday. Wenn Sie noch Anmerkungen und Fragen haben, senden Sie uns eine Nachricht.

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