Offerte aanvragen met een CSV- of XML-bestand
In deze Feature Friday laten we u zien hoe u onderdelen in Sophia® kunt importeren met een CSV- of XML-bestand. Dit kan complex klinken, vooral als u het bestandstype niet kent of indien u er nog nooit mee heeft gewerkt. Het is echter gemakkelijker dan u denkt en u werkt er significant sneller door.
Waarom onderdelen importeren als CSV- of XML-bestand?
Onderdelen met een CSV- of XML-bestand importeren levert u veel tijdswinst op. Het CSV- of XML-bestand maakt het handmatig invoeren van materialen en aantallen in de online software Sophia® overbodig. Daarnaast minimaliseert een automatische import de kans op menselijke fouten tijdens het invoeren van gegevens.
Wat doet deze functie?
Met een CSV- of XML-bestand importeert u afzonderlijke onderdelen of een volledige samenstelling waarbij de noodzakelijke gegevens om een offerte door Sophia® te laten berekenen reeds bekend zijn:
- Het onderdeel. De bestanden van de onderdelen dient u te uploaden in Sophia®
- Materiaal: exacte omschrijving als gebruikt door 247TailorSteel
- Plaatdikte (bij plaat)
- Aantal per onderdeel
Deze gegevens corresponderen met gegevens in het CSV- of XML-bestand, waardoor u alleen nog op de knop “Aanvragen” klikt om een offerte van de online software Sophia® te ontvangen.
Wat doet deze functie niet?
Bijkomende eigenschappen die u in Sophia® aan het onderdeel wenst te koppelen dient u momenteel nog handmatig uit te voeren.
Hierbij gaat het om:
- Snijgas wijzigen (indien mogelijk)
- Wals-/slijprichting
- Kantafronding
- Materiaalcertificaat
- Eventuele andere handmatige actie in Sophia® (o.a. gaten negeren, startpunten plaatsen ...)
Let op: Dikte in CSV moet overeenkomen met de dikte uit het STEP-bestand. Deze kan niet overruled worden in het CSV-bestand.
Wat zijn CSV-bestanden en XML-bestanden?
Een CSV-bestand is niet meer dan een tekstbestand dat op een gestructureerde manier is opgemaakt. Omdat de gegevens door een komma of puntkomma gescheiden worden noemt men dit bestandstype “een komma gescheiden bestand”.
XML staat voor “Extensible Markup Language” en heeft de .XML bestandsextensie. Het is een tekstbestand dat middels aangepaste labels de structuur en kenmerken van een document beschrijft. Een XML-bestand is leesbaar door zowel mensen als machines.
Hoe maakt u een CSV- of XML-bestand?
Met Excel kunt u heel eenvoudig een CSV-bestand genereren. Maak een eenvoudige tabel met telkens een kolom voor het materiaal, de plaatdikte, het aantal en het pad naar de tekening. Elke rij bevat dan een onderdeel. Deze tabel slaat u vervolgens op als CSV-bestand. Alternatieven manieren om een CSV-bestand te maken zijn:
- Via uw ERP pakket
- Vanuit uw programma voor tekeningenbeheer. Dit is handig indien u geen ERP-systeem hebt omdat u ook de revisies van uw tekeningen kunt bijhouden.
- Handmatig
Een XML-bestand wordt doorgaans door een andere softwaretoepassing gegenereerd. Meestal is dit uw eigen ERP- of PDM-systeem. Het is mogelijk om zelf een XML-bestand te schrijven maar dit is minder interessant. Dan kunt u beter opteren om uw aanvraag te doen met een CSV-bestand.
Belangrijke bestanden voor importeren
Om u op weg te helpen zijn er twee belangrijke standaarddocumenten om u import in de online software Sophia® te laten slagen.
- Overzicht materiaalnamen voor Sophia®
Bij het aangeven van materiaal is het belangrijk dat u de materiaalnamen gebruikt die Sophia® herkent. Een overzicht met materiaalnamen voor CSV- en XML-bestanden kunt u hier of onderaan de blog downloaden via de knop. - Template CSV-bestand (Excel bestand)
Gebruik een standaard Excel bestand, zodat een CSV-bestand snel gemaakt is.
Hoe importeert u een CSV- of XML-bestand in Sophia®?
- In tabblad “Aanvragen” klikt u op “Importeren” en kies “Importeer CSV-bestand” of “Importeer XML-bestand”
- Selecteer het CSV-bestand of het XML-bestand op uw computer en bevestig met “Openen”
- Klik op ‘Upload uw ontwerpbestanden’ en upload de bestanden in de pop-up. Sophia® is een webclient, dus de software kan niet rechtstreeks bestanden op een computer zoeken. Vandaar deze manuele stap om de bestanden in het CSV- of XML-bestand te bevestigen. Ter controle wordt er door middel van een groen vinkje aangegeven welke bestanden geüpload zijn, zodat u zeker weet dat alle bestanden uit de CSV of XML ook in het project staan.
- De volledig uitgewerkte aanvraag wordt klaargezet in tabblad “Aanvragen” en is klaar om berekend te worden.
- Voeg eventuele manuele handelingen toe en klik op “Aanvraag verzenden”. Manuele handelingen kunnen zijn: snijgas wijzigen (indien optie mogelijk is), wals-/slijprichting, kantafronding, materiaalcertificaat ...
- De online software Sophia® behandelt in real time de aanvraag en genereert een offerte. Indien er kant-/plooionderdelen in de aanvraag zitten voert Sophia® ook meteen de maakbaarheidscheck.