Gepubliceerd op: 17 januari 2025
Groepen maken binnen de onderdelenbibliotheek van Sophia®
Happy Feature Friday!
In deze Feature Friday gaan we kijken naar een functie die het gebruik van de onderdelenbibliotheek nóg makkelijker maakt: het groeperen van uw onderdelen.
De volgende onderdelen komen aan bod:
- De voordelen van deze feature
- Aanmaken van groepen
- Subgroepen
- Groepen verplaatsen
- Groepen dupliceren
- Groepen bewerken
- Groepen verwijderen
- Groepen bestellen
1. Voordelen van deze feature
Met de onderdelenbibliotheek kunt u onderdelen – en al hun instellingen – opslaan en later eenvoudig opnieuw bestellen. Dat scheelt u een hoop tijd.
Met groepen kunt u uw onderdelen ordenen, houdt u beter overzicht en plaatst u nóg makkelijker herhaalbestellingen.
Hieronder vindt u enkele zaken waar u groepen voor kunt aanmaken:
- Specifieke bestellingen voor uw klanten.
- Onderdelen per machine.
- Constructies en hun elementen.
- Enzovoorts.
2. Aanmaken van groepen
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’.
U ziet rechts een knop met ‘Nieuwe groep aanmaken’. Klik op ‘Nieuwe groep aanmaken’ rechtsboven aan het tabblad, vervolgens opent zich een pop-up. Vul een groepsnaam in en klik op ‘Voeg onderdelen toe aan groep’.
Vervolgens kunt u de onderdelen selecteren die u in de groep wil plaatsen. U kunt zoeken op naam en/of sorteren op laatst gewijzigd, onderdeelnummer en aanmaakdatum. Druk op het plusje achter het onderdeel om deze toe te voegen. Daarna kunt ook per onderdeel de aantallen aanpassen.
Wanneer u op ‘Momenteel in groep (…)’ klikt, kunt u eenvoudig controleren of de onderdelen en aantallen in deze groep kloppen. Klik tot slot op ‘Opslaan’ om de groep aan te maken.
U ziet de groep nu in uw overzicht.
Goed om te weten:
- U kunt een onderdeel aan meerdere groepen toevoegen.
- U dient onderdelen in uw onderdelenbibliotheek te hebben om ze aan een groep toe te voegen.
3. Subgroepen
Het is ook mogelijk om binnen een groep een andere groep aan te maken. Dit noemen we een subgroep.
Dat kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld een grote constructie heeft die uit meerdere elementen bestaat en waarbij elk element is opgebouwd uit diverse onderdelen. Neem een (hijs)kraan als voorbeeld, waarbij de kraan een hoofdgroep is en de kolom, hefarm en knikarm subgroepen zijn:
- Hijskraan
- Kolom
- Hefarm
- Knikarm
Het aanmaken van subgroepen werkt bijna hetzelfde als het aanmaken van een hoofdgroep.
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Klik vervolgens op de groep waarbinnen u een subgroep aan wil maken. Daarna drukt u op de knop ‘Subgroep aanmaken’ en volgt u dezelfde stappen als hierboven beschreven.
Goed om te weten:
- U kunt maximaal 4 (sub)groepen onder elkaar maken.
- Subgroepen en losse onderdelen kunnen onder een hoofdgroep naast elkaar bestaan. Houd hier rekening mee bij het bestellen van de hoofdgroep. Staan dezelfde onderdelen in de subgroep én ernaast? Dan bestelt u wellicht ongewenst dubbele producten.
- Zit u in een subgroep? Dan kunt u via het zogenoemde broodkruimelpad – te vinden boven het zoekvak voor groepen – terug naar bovenliggende groepen.
4. Groep verplaatsen
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Nu ziet u een overzicht van al uw groepen.
Bij elke groep staat het icoon van een schaartje. Als u hierop klikt wordt de groep los 'geknipt'. Vervolgens navigeert u naar de groep waarin u de geknipte groep wil zetten. Eenmaal in de groep aangekomen klikt u op 'Plak hier'. De groep is nu verplaatst naar de nieuwe bestemming. 
Goed om te weten:
- Als u een groep verplaatst, worden onderliggende groepen en onderdelen ook verplaatst.
- Nadat u op het schaartje heeft geklikt kun u te allen tijde op ‘Annuleren’ drukken om de verplaatsing te stoppen.
5. Groep dupliceren
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Nu ziet u een overzicht van al uw groepen.
Bij elke groep staat het dupliceer-icoon. Als u hierop klikt wordt er een kopie van deze groep gemaakt en in dezelfde groep geplaatst. U herkent de kopie aan de tekst ‘- Copy’ die aan de groepsnaam wordt toegevoegd.
Goed om te weten:
- Als u een groep dupliceert, worden onderliggende groepen ook gekopieerd. Hingen er onderdelen onder de gedupliceerde groep of subgroep? Dan hangen die nu ook onder de kopie.
6. Groep bewerken
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Nu ziet u een overzicht van al uw groepen.
Bij elke groep staat een potlood-icoon. Als u hierop klikt opent een pop-up. In dit venster kunt u de groepsnaam wijzigen, onderdelen toevoegen en/of verwijderen en aantallen per onderdeel aanpassen. Nadat u wijzigingen heeft aangebracht drukt u op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.
Uiteraard kunt u ook subgroepen bewerken. Zoek de gewenste subgroep, klik daar op het potlood-icon en doorloop dezelfde stappen als hierboven.
7. Groep verwijderen
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Nu ziet u een overzicht van al uw groepen.
Bij elke groep staat een prullenbak-icoon. Als u hierop klikt opent een pop-up. In dit venster wordt nog eenmaal gevraagd of u de groep wil verwijderen. Wilt u dit? Klik dan op de paarse knop ‘Verwijderen’. Zo niet, dan drukt u op ‘Annuleren’ of ergens buiten het venster van de pop-up.
Uiteraard kunt u ook subgroepen verwijderen. Zoek de gewenste subgroep, klik op het prullenbak-icoon en doorloop dezelfde stappen als hierboven.
Goed om te weten:
- Onderdelen in een groep worden niet uit uw onderdelenbibliotheek verwijderd wanneer u een groep verwijdert.
8. Groepen bestellen
Log in bij Sophia®, klik op het tabblad ‘Onderdelenbibliotheek’ en klik op de weergave ‘Groepen’. Nu ziet u een overzicht van al uw groepen.
Rechts van elke groep kunt u het aantal opgeven dat u aan de checkout wil toevoegen. Klik per groep het gewenste aantal aan en klik op de paarse knop ‘Checkout >’.
Nu opent een pop-up. Geef hier een projectnaam op (u creëert immers een nieuw project met de geselecteerde groep(en)). Controleer vervolgens of de aantallen kloppen. Bevestig daarna nogmaals door op de paarse knop ‘Checkout >’ te drukken.
Daarna wordt u doorgestuurd naar de checkout. Hier kunt u, zoals gebruikelijk uw bestelling controleren, verpakkingsopties aangeven, het bezorgadres selecteren, de gewenste leverdatum kiezen én uw offerte aanvragen.
Uiteraard kunt u ook subgroepen bestellen. Zoek de gewenste subgroep, geef rechts het aantal aan dat u aan de checkout wil toevoegen en doorloop dezelfde stappen als hierboven.
Vragen over het aanmaken van groepen?
We maken deze Feature Friday zodat u nog makkelijker en efficiënter met Sophia® kunt werken. Bedankt voor uw tijd en tot de volgende Feature Friday. Heeft u nog opmerkingen of vragen? Neem dan contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe, verbeterde en bestaande Features in Sophia®? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief!
