Gestion de compte dans Sophia®

Happy Feature Friday!

Dans cette édition, nous allons parler de la gestion de compte dans Sophia®. Auparavant, la modification de données et l’invitation de nouveaux utilisateurs s’effectuaient toujours par l’intermédiaire de notre service clientèle. Grâce à une mise à jour récente, cela n'est (heureusement) plus nécessaire. Désormais, vous réglez tout vous-même dans votre compte.

Disclaimer : Dans ce blog, vous pouvez voir le droit de 'consulter les factures'. Cette fonctionnalité doit encore être testée. C'est pourquoi, jusqu'à nouvel ordre, il n'est pas encore visible dans Sophia®.

Comment sont constitués les comptes dans Sophia® ?  

Avant d’aller plus loin en ce qui concerne les fonctions au sein de la gestion de compte, nous allons expliquer brièvement comment sont constitués les comptes dans Sophia®.

Une entreprise sert toujours de cadre. Ce cadre est créé automatiquement au moment où le premier utilisateur d’une entreprise s’enregistre pour Sophia®. Cet utilisateur devient le « gestionnaire » de l’entreprise.

Un ou plusieurs utilisateurs avec leur propre compte peuvent être associés à l’entreprise. Auparavant, le/la gestionnaire pouvait faire associer de nouveaux comptes par le biais de notre service clientèle. Grâce à la gestion de compte renouvelée, il ou elle peut le faire il/elle-même et le/la gestionnaire peut également attribuer des droits spécifiques aux utilisateurs de l’entreprise.

Fonctions au sein de la gestion de compte

Nous séparons la gestion de compte en trois fonctions importantes :

1. Ajouter et/ou supprimer des comptes
2. Attribuer des droits par utilisateur
3. Modifier des informations dans votre profil

1. Ajouter et/ou supprimer des comptes

La première fonction concerne la possibilité d’ajouter et/ou de supprimer soi-même des comptes. Les gestionnaires peuvent ainsi procurer à de nouveaux collègues un accès à Sophia® par exemple, ou refuser l’accès à des collègues qui ne travaillent plus auprès de l'entreprise.

Vous voulez utiliser cette fonction ? Connectez-vous à Sophia®, cliquez en haut à droite sur votre nom, puis sur « Utilisateurs et droits ». L’écran ci-dessous apparaît maintenant :

Ici, vous voyez un aperçu de tous les éléments qui figurent déjà dans la bibliothèque.

Vous voulez supprimer un utilisateur ? Dans ce cas, cliquez sur l’icône de poubelle qui se trouve derrière l’utilisateur concerné. Vous recevez un message vous demandant de confirmer l’action. En cas d’accord, l’utilisateur demeure visible dans l’aperçu, mais les informations le concernant sont barrées. À présent, le compte de l’utilisateur n'est plus actif.

Vous voulez ajouter un utilisateur ? Dans ce cas, cliquez sur le bouton « inviter utilisateur + ». L’écran ci-dessous s’ouvre :

Saisissez le prénom, le nom et l’adresse E-mail de la personne que vous souhaitez inviter. Vous pouvez également attribuer les droits de ce profil (vous trouverez ci-après plus d’informations à ce sujet). Cliquez ensuite sur « Envoyer ».

La personne invitée reçoit un courriel avec un lien de confirmation. Si il ou elle clique dessus, une fenêtre s’ouvre dans laquelle l’utilisateur doit saisir l’en-tête, le numéro de téléphone et le mot de passe. Pour finir, le nouvel utilisateur clique sur « Créer un compte » et le nouveau compte est actif.

2. Attribuer des droits par utilisateur

La deuxième fonction concerne l’attribution de droits au sein de votre entreprise. L’expérience montre qu’il est inutile que tout le monde puisse placer des commandes ou voir les factures. C’est pourquoi en tant que gestionnaire, vous pouvez déterminer pour d'autres utilisateurs s’ils :

• peuvent modifier des droits,
• peuvent placer des commandes et/ou
• peuvent voir les factures

Pour chacun de ces 3 droits, vous déterminez séparément si vous l’accordez à un compte. Un compte peut se voir donc attribuer 1, 2 ou 3 droits.

Vous souhaitez modifier l’autorisation d’un droit en tant que gestionnaire ? Connectez-vous à Sophia®, cliquez en haut à droite sur votre nom, puis sur « Utilisateurs et droits ». L’écran ci-dessous apparaît maintenant :

Ici, vous voyez un aperçu de tous les éléments qui figurent déjà dans la bibliothèque. Pour chaque utilisateur, vous pouvez attribuer des droits. Il vous suffit de cliquer sur le droit souhaité et de l’activer (curseur à droite) ou de le désactiver (curseur à gauche). Les utilisateurs ne reçoivent aucun message concernant les droits modifiés.

Les modifications sont enregistrées automatiquement. Vous n'avez donc pas besoin de confirmer.

3. Modifier des informations dans votre profil

La troisième et dernière fonction au sein de la gestion de compte, vous permet de modifier vous-même vos informations de client. Ceci est pratique par exemple lorsque votre entreprise a déménagé, votre numéro de téléphone a changé, ou votre adresse E-mail.

Vous voulez le faire ? Connectez-vous à Sophia®, cliquez en haut à droite sur votre nom, puis sur « Paramètres de compte ». L’écran ci-dessous apparaît maintenant :

Cette page comprend deux sections :

1. Profil d’utilisateur
2. Entreprise

Vous pouvez modifier des informations dans les deux sections. Vous devez enregistrer séparément les deux sections. C'est la raison pour laquelle chaque section comporte son propre bouton « Enregistrer les modifications».

Restez au courant

Nous réalisons ce Feature Friday afin que vous puissiez travailler encore plus facilement et efficacement avec Sophia®. Merci d’avoir pris le temps de nous lire et rendez-vous au prochain Feature Friday. Si vous avez des remarques ou des questions, envoyez-nous un message.

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