Feature Friday 35: Accountbeheer in Sophia®

Happy Feature Friday!

In deze editie gaan we het hebben over accountbeheer in Sophia®. Het wijzigen van gegevens en het uitnodigen van nieuwe gebruikers verliep voorheen altijd via onze klantenservice. Dankzij een recentere update hoeft dat (gelukkig!) niet meer. Vanaf nu regelt u alles zelf in uw account.

Disclaimer: In dit blog ziet u het recht 'facturen inzien'. Dit recht dient echter nog aan een paar testen te worden onderworpen. Daarom is het - tot nadere orde - nog niet zichtbaar in Sophia®.

Hoe zijn accounts opgebouwd in Sophia®? 

Voordat we dieper ingaan op de functies binnen accountbeheer, leggen we eerst nog even kort uit hoe accounts in Sophia® zijn opgebouwd.

Overkoepelend is er altijd een bedrijf. Deze wordt automatisch aangemaakt op het moment dat de eerste gebruiker van een bedrijf zichzelf registreert voor Sophia®. Deze gebruiker wordt beheerder van het bedrijf.

Aan het bedrijf kunnen een of meerdere gebruikers met een eigen account worden gekoppeld. Voorheen kon de beheerder via onze customer service nieuwe accounts laten koppelen. Dankzij het vernieuwde accountbeheer kan hij of zij dit zelf doen én kan de beheerder ook specifieke rechten toekennen aan gebruikers van het bedrijf.

Functies binnen accountbeheer

We delen accountbeheer op in drie belangrijke functies:

1. Accounts toevoegen en/of verwijderen

2. Rechten toekennen per gebruiker

3. Informatie in uw profiel wijzigen

1. Accounts toevoegen en/of verwijderen

De eerste functie betreft de mogelijkheid om zelf accounts toe te voegen en/of te verwijderen. Beheerders kunnen zo bijvoorbeeld nieuwe collega’s toegang geven tot Sophia® of collega’s die niet meer werkzaam zijn bij het bedrijf de toegang ontzeggen.

Gebruik maken van deze functie? Log in bij Sophia®, klik rechtsboven op uw naam en vervolgens op ‘Gebruikers & rechten’. U krijgt nu onderstaand scherm te zien:

Hier ziet u een overzicht van alle gebruikers die aan uw bedrijf zijn gekoppeld. 

Wilt u een gebruiker verwijderen? Klik dan op het prullenbak-icoon dat achter de betreffende gebruiker staat. U krijgt een melding om de actie te bevestigen. Bij akkoord blijft de gebruiker zichtbaar in het overzicht, maar wordt diens informatie doorgehaald. Het account van de gebruiker is nu niet meer actief.

Wilt u een gebruiker toevoegen? Klik dan op de knop ‘Gebruiker uitnodigen +’. Dit scherm opent:

Vul de voornaam, achternaam en het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen. U kunt ook de rechten van dit profiel toekennen (daarover leest u zo meer). Klik vervolgens op ‘Verzenden’.

De genodigde krijgt een e-mail met een bevestigingslink. Klikt hij of zij hierop? Dan opent er een venster waar de nieuwe gebruiker de aanhef, telefoonnummer en wachtwoord moet invullen. Tot slot klikt de nieuwe gebruiker op ‘Account aanmaken’ en het nieuwe account is actief.

2. Rechten toekennen per gebruiker

De tweede functie gaat over het geven van rechten binnen uw bedrijf. De ervaring leert dat niet iedereen bij een bedrijf bestellingen hoeft te plaatsen of facturen hoeft in te zien. Daarom kunt u als beheerder voor andere gebruikers bepalen of ze:

• rechten mogen wijzigen,

• bestellingen mogen plaatsen en/of

• facturen mogen inzien

U bepaalt voor elk van deze 3 rechten afzonderlijk of u een account daar toestemming voor geeft. Een account kan dus 1, 2 of 3 rechten toegekend krijgen.

Wilt u als beheerder de toestemming van een recht aanpassen? Log in bij Sophia®, klik rechtsboven op uw naam en vervolgens op ‘Gebruikers & rechten’. U krijgt nu onderstaand scherm te zien:

Hier ziet u een overzicht van alle gebruikers die aan uw bedrijf zijn gekoppeld. Per gebruiker kunt u rechten toekennen. U hoeft alleen op het gewenste recht te klikken om deze aan (schuifje staat rechts) of uit (schuifje staat links) te zetten. Gebruikers krijgen geen bericht van gewijzigde rechten.

De wijzigingen worden automatisch opgeslagen. U hoeft dus niet nogmaals te bevestigen.

3. Informatie in uw profiel wijzigen

De derde en laatste functie binnen accountbeheer stelt u in staat om zelf uw klantinformatie aan te passen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer uw bedrijf is verhuisd, uw telefoonnummer is gewijzigd of uw e-mailadres is veranderd.

Wilt u dit doen? Log in bij Sophia®, klik rechtsboven op uw naam en vervolgens op ‘Accountinstellingen’. U krijgt nu onderstaand scherm te zien:

Op deze pagina staan twee secties:

1. Gebruikersprofiel

2.  Bedrijf

U kunt in beide secties informatie aanpassen. U dient beide secties wel afzonderlijk op te slaan. Daarom bevat elke sectie een eigen knop ‘Wijzigingen opslaan »’.

Blijf op de hoogte

We maken deze Feature Friday zodat u nog makkelijker en efficiënter met Sophia® kunt werken. Bedankt voor uw tijd en tot de volgende Feature Friday. Heeft u nog opmerkingen of vragen, stuur dan een bericht.

Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe, verbeterde en bestaande Features in Sophia®? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief!